Rencontre et définition des besoins

Tout commence par une rencontre conviviale – de préférence en personne, car rien ne remplace un échange direct pour bien cerner vos attentes. Nous faisons ensemble le point sur l'événement que vous souhaitez organiser : quel type d'événement, quel est votre public cible, et quels sont les objectifs à atteindre. Nous discutons également de vos besoins spécifiques pour déterminer si vous souhaitez un service clé en main, où nous nous occupons de tout, ou si vous avez besoin de notre expertise pour certains aspects seulement.

Élaboration du projet : du lieu aux prestataires

Si vous optez pour un service clé en main, nous prenons en charge toutes les étapes de la préparation. Nous commençons par la recherche du lieu idéal, en tenant compte de vos critères et de votre budget. Grâce à notre réseau de partenaires de confiance, nous vous proposons les meilleurs prestataires pour chaque aspect de l'événement : traiteur, décoration, animation, technique, etc. Si vous avez des besoins spécifiques, nous faisons les recherches nécessaires et organisons des rendez-vous pour garantir que chaque détail est parfait. Nous nous chargeons également de la création de supports de communication propres à l’événement comme les invitations, un photocall…

Gestion du budget et du planning

La transparence est essentielle pour nous. C'est pourquoi nous gérons le budget de votre événement avec rigueur, tout en partageant avec vous un rétroplanning détaillé. Ces outils collaboratifs vous permettent de suivre en temps réel l'avancement des préparatifs et de rester informé de chaque étape. Nous faisons également des points réguliers avec vous par téléphone ou en présentiel sur l’organisation.

Invitations et gestion des invités

Nous pouvons également nous charger de l'envoi des invitations, de la gestion du listing des invités, et de l'accueil le jour de l'événement. Chaque détail est soigneusement coordonné pour assurer une expérience fluide et agréable pour vos invités.

Le jour J : coordination et gestion sur place

Le jour de l'événement, notre équipe est présente sur place pour coordonner chaque aspect. Nous nous occupons de la mise en place, de la décoration, de la gestion des prestataires, et du respect du planning. Nous gérons les imprévus avec calme et professionnalisme, assurant ainsi le bon déroulement de l'événement. Si besoin, nous pouvons également nous charger de la prise de photos souvenirs et de la création de contenu pour vos réseaux sociaux.

Clôture et débriefing

Une fois l'événement terminé, nous gérons la désinstallation et nous assurons que tout est remis en ordre. Nous ne partons qu'une fois que tous les invités ont quitté les lieux. Après l'événement, nous vous fournissons un débriefing complet : ce qui a bien fonctionné, les points à améliorer pour les futurs événements, et un retour sur l'ensemble du projet. Nous pouvons également nous occuper de l'envoi des remerciements et de la diffusion des photos, que ce soit aux invités ou sur vos réseaux sociaux.